Prozessdokumentation bezeichnet die systematische Erfassung und Beschreibung von Geschäftsprozessen innerhalb einer Organisation. Ziel der Prozessdokumentation ist es, die Abläufe transparent zu machen, eine Grundlage für die Analyse und Optimierung zu schaffen sowie die Einhaltung von Standards und Normen zu gewährleisten. Gemäß der Definition nach ISO 9001:2015 beinhaltet die Dokumentation von Prozessen die Beschreibung von Prozesszielen, ‑eingaben, ‑ausgaben, ‑ressourcen und ‑verantwortlichkeiten. In der Praxis erfolgt die Prozessdokumentation durch verschiedene Techniken wie Flussdiagramme, Prozesslandkarten und textuelle Beschreibungen.
Die Prozessdokumentation umfasst mehrere wesentliche Aspekte. Zunächst ist die Erfassung des Ist-Zustands von Prozessen entscheidend. Dies erfolgt oft durch Interviews, Workshops und Beobachtungen, bei denen alle relevanten Informationen zu den Abläufen gesammelt werden. Anschließend werden diese Informationen strukturiert und in verständlicher Form dokumentiert. Hierbei kommen verschiedene Tools und Methoden zum Einsatz, darunter BPMN (Business Process Model and Notation), EPK (Ereignisgesteuerte Prozesskette) und Swimlane-Diagramme. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die regelmäßige Aktualisierung der Prozessdokumentation, um Veränderungen und Optimierungen zeitnah abzubilden und sicherzustellen, dass die Dokumentation stets den aktuellen Gegebenheiten entspricht.
Abschließend wird der Begriff Prozessdokumentation in den Kontext verwandter Begriffe eingeordnet. Auf der gleichen Ebene befinden sich Begriffe wie Prozessmodellierung und Prozessvisualisierung. Prozessmodellierung bezieht sich auf die Erstellung von Modellen, die die Struktur und den Ablauf von Prozessen abbilden, während Prozessvisualisierung die grafische Darstellung dieser Modelle umfasst. Übergeordnet lässt sich Prozessdokumentation dem Wissensmanagement zuordnen, das einen umfassenderen Rahmen für die Erfassung, Speicherung und Nutzung von Wissen innerhalb einer Organisation bildet. Eine mögliche Spezialisierung stellt die digitale Prozessdokumentation dar, bei der moderne Softwarelösungen eingesetzt werden, um Prozesse elektronisch zu erfassen und zu verwalten. Prozessdokumentation bildet somit eine zentrale Grundlage für die effektive Steuerung und kontinuierliche Verbesserung von Geschäftsprozessen.
Aktuelle Beiträge
Internes Systemaudit als wichtiger Meilenstein zur Erstzertifizierung
Im Rahmen der Erstzertifizierung nach ISO 9001 haben wir Anfang dieser Woche das interne Systemaudit bei einer im Zollbereich tätigen Tochtergesellschaft eines internationalen Beratungsunternehmens durchgeführt. Ziel war es, die Wirksamkeit und …
Internes Audit: Neue Leistungsbereiche im QMS
Die Improvement Experts GmbH führte ein internes Audit bei einem Unternehmen mit fünf Gesellschaften und zwei Standorten durch, das aufgrund struktureller Veränderungen eine umfassende Anpassung seines Qualitätsmanagementsystems (QMS) erforderte. Eine zentrale …
Erfolgreiche Matrixzertifizierung nach ISO 9001 und TISAX für ein komplexes Unternehmensnetzwerk
Ein mittelständisches Unternehmen aus Süddeutschland, spezialisiert auf Dienstleistungen in den Bereichen Softwareentwicklung, Engineering und Business Services im Automotive-Sektor, stand vor einer anspruchsvollen Herausforderung: Die dritte Re-Zertifizierung nach ISO 9001 in Kombination mit …
Willkommen 2025 – Ein Jahr voller Chancen und Möglichkeiten
Das neue Jahr hat begonnen, und wir bei der Improvement Experts GmbH starten voller Energie und Tatkraft in das Jahr 2025. Wir wünschen all unseren Kundinnen und Kunden, Partnern sowie unserem …